こんにちは
歯科×生成AI 研修会「歯科×生成AI サクセスアカデミー」アドバンスコースを提供します。
「歯科医院の効率化」について生成AIを活用することを提案します。
「歯科医院の効率化」
歯科医院の業務は、予約管理から受付、診療、会計、レセプト作成、そしてスタッフ間の情報共有まで多岐にわたります。
これらの業務を効率化することは、患者様の待ち時間短縮や満足度向上はもちろん、スタッフの皆様の負担軽減や医院経営の安定化にも直結する重要な課題です。
どこから手をつければ良いか分からないという先生方のために、業務領域ごとに具体的な効率化のアイデアと、そのために活用できるITツールなどを体系的にご紹介します。
歯科医院の業務効率化：7つの領域と具体的な打ち手
業務効率化を検討する際は、
まず「受付」「診療」「バックオフィス」など、領域を分けて課題を洗い出すとスムーズだと考えます。
1. 予約管理の効率化
電話予約が中心の場合、診療中に電話が鳴って業務が中断されたり、聞き間違いによる予約ミスが発生したりする可能性があります。
対策
• オンライン予約システムの導入:
・24時間いつでも患者様自身が予約・変更・キャンセルを行えるため、電話応対の業務を大幅に削減でる。
・予約の空き状況が可視化され、ダブルブッキングなどの人為的ミスを防ぐ。
・既に多くのシステムが提供されており、電子カルテやレセコンと連携可能。
• 予約リマインドの自動化:
・予約前日にLINEのメッセージ、メールやSMS（ショートメッセージ）で自動的にリマインダーを送信し、患者様の「うっかり忘れ」による無断キャンセルを減らす。
2. 受付・会計業務の効率化
受付は患者様が最初と最後に接する「医院の顔」。
問診票の記入や保険証の確認、会計などで混雑しがちな場所でもあります。
• Web問診システムの導入:
・ 事前に患者様のスマートフォンやPCから問診票を入力してもらうことで、来院後の記入時間を短縮し、受付の混雑を緩和する。
・入力内容は電子カルテに自動で取り込めるため、スタッフの入力作業も不要。
• 自動受付・精算機の導入:
・再診の患者様は診察券だけで受付が完了し、診療後の会計も自動精算機で行えるため、受付スタッフの業務負担を大きく軽減できる。
• キャッシュレス決済の導入:
・クレジットカード、電子マネー、QRコード決済など多様な支払い方法に対応することで、現金の取り扱いに関わる業務（釣銭の準備、レジ締めなど）を削減し、会計をスムーズする。
• オンライン資格確認の導入:
・マイナンバーカードをカードリーダーにかざすだけで、最新の保険資格をオンラインで確認。
保険証の入力ミスや期限切れの確認作業が不要になる。
これはほぼすべてのクリニックで導入済。
3. 診療の効率化と質の向上
診療そのものの時間を短縮するだけでなく、準備や片付け、情報入力の時間をいかに減らすかが重要。
• 電子カルテの導入:
・ 紙カルテの保管場所が不要になり、検索も一瞬で完了します。
・過去の診療情報、レントゲン写真、口腔内写真などを一元管理し、診療の質とスピードを向上。
・受付やレセコンと連携することで、情報入力の二度手間を防ぐ。
• 口腔内スキャナー（IOS）の導入:
・従来の印象材、石膏を使わずに、口腔内をスキャンしてデータ化。
・患者様の不快感を軽減し、印象時間を大幅に短縮。
・データは技工所にオンラインで即時送付可能です。
• 画像管理システムの活用:
・レントゲンや口腔内写真を撮影から管理、表示までを一元化し、患者様への説明をスムーズに行う。
4. レセプト業務の効率化
月末月初のレセプト（診療報酬明細書）作成・請求業務は、歯科医院にとって大きな負担。
• レセコン（レセプトコンピューター）の高度な活用:
・日々の診療入力が正確であれば、レセプトはOK。
・カルテ入力と同時に算定漏れや病名のエラーチェック。
・作成したレセプトに誤りや算定漏れがなければ、返戻を減らし、再請求の手間を削減する。
5. スタッフ間の情報共有と連携強化
スタッフ間のスムーズな情報共有は、チーム医療の質を高め、業務の無駄をなくす。
• 院内コミュニケーションツールの導入:
・ビジネスチャットツール（例：Slack, LINE WORKSなど）を活用し、業務連絡や患者様の情報共有を迅速かつ確実に行う。
・インカム（無線機）と併用する。
• マニュアルや業務手順の電子化・クラウド化:
・治療のアシスト手順や機器の操作方法などを動画やテキストでマニュアル化
・クラウド上で共有すれば、新人教育の効率化や業務の標準化につながる。
・ChatBotにデータを収集して、スマホや院内のタブレット端末で検索可能にする。
6. 在庫管理の効率化
歯科材料は種類が多く、在庫管理が煩雑になりがち。
• 在庫管理システムの導入:
・バーコードやQRコードを活用して、使用した材料を読み取り在庫数を自動で更新します。
・発注点を設定し、在庫が少なくなるとアラートを出すことで、発注漏れや過剰在庫を防ぐ。
・年間の利用数を集計して、計画的な購入を行う。経費説節約。
7. 経営の可視化
日々の業務データは、医院経営の改善に役立つ宝の山。
• 経営分析ツールの活用:
・レセコンや予約システムのデータを活用し、新患・リコール率、キャンセル率、自費率、患者単価などを自動で集計・分析する。データに基づいた客観的な経営判断が可能になる。
効率化を成功させるためのステップ
1.現状の把握と課題の洗い出し:
まずはスタッフ全員で、どの業務に時間がかかっているか、どこに無駄やストレスを感じるかを書き出してみる。
2.目的と優先順位の決定:
「患者様の待ち時間を平均5分短縮する」
「スタッフの残業時間を月10時間削減する」
など、具体的な目標を立て、どの課題から着手するか優先順位を決める。
3.スモールスタートで試す:
最初から大規模なシステムを導入するのではなく、小さな範囲から始めて、効果を実感しながら進める。まずは出来るものから始めてみる
「Web問診」だけ、「キャッシュレス決済」だけというようにこれが成功の秘訣か？
4.既存のサービスの比較検討をする:
既に開発、提供されているサービスを比較検討して、試用してみる。
業務の効率化の費用対効果を検討する。
5.スタッフへの十分な説明と教育:
新しいツールやシステムを導入する際は、その目的とメリットをスタッフ全員で共有し、操作に慣れるための十分なトレーニング期間を設けることが不可欠。
医院ごとに、どの業務に最も課題を感じているかの検討をする。
また医院の規模や状況によって最適な解決策は異なるので、特に改善したい点があれば、優先順位を決める。
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歯科医院の業務の効率化を考えただけで、かなりたくさんの課題が見つかります。
そこで、この課題の解決を生成AIを使って進めて行くことを、歯科×生成AI 研修会「歯科×生成AI サクセスアカデミー」のアドバンスコースのテーマとします。
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